Evaluasi Pemanfaatan Perangkat Lunak Pengolah Dokumen dalam Kegiatan Adminstrasi dan Keuangan guna Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Data di FMIPA UNY

Abstrak / Ringkasan

Dalam rangka menerapkan sistem penjaminan mutu, maka perguruan tinggi (PT) harus senantiasa melakukan evaluasi terhadap semua komponen yang mendukung proses penyelenggaraan yang menuju terciptanya kualitas layanan jasa PT. Salah satu komponen yang perlu dievaluasi adalah kinerja karyawan bagian administrasi terhadap penguasaan perangkat lunak yang biasa digunakan dalam aktivitas administrasi. Hal ini dipandang perlu, karena bermula dari proses dan data administrasilah yang menjadi dasar pengambilan keputusan pimpinan di PT. Penelitian survey ini bertujuan untuk mengevaluasi pemanfaatan perangkat lunak pengolah dokumen dalam kegiatan administrasi dan keuangan di FMIPA UNY, dalam rangka meningkatkan efisiensi pengelolaan data di bagian-bagian adminstrasi dan keuangan. Perangkat lunak pengolah dokumen (Microsoft Word dan Microsoft Excel) selama ini telah digunakan untuk melakukan kegiatan administrasi dan keuangan, namun belum pernah ada evaluasi yang dilakukan apakah perangkat lunak tersebut telah dimanfaatkan secara optimal dengan mengeksplorasi fitur-fitur yang sangat efektif dalam pengolahan dokumen. Hal ini penting dilakukan karena jika fitur-fitur tersebut telah dimanfaatkan maka pengelolaan dokumen akan semakin efisien. Langkah-langkah yang dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah mengedarkan angket tentang sejauh mana penggunaan perangkat lunak pengolah dokumen oleh karyawan. Untuk memperkuat data yang diperoleh dari angket, dilakukan observasi dan wawancara dengan karyawan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Tingkat penguasaan karyawan atas penggunaan MS Word adalah sebanyak 23 dari 44 karyawan (52,3% ) mempunyai tingkat penguasaan MS word kategori Baik dan 12 karyawan (27,3%) mempunyai penguasaan kategori cukup, 1 karyawan (2,3 %) mempunyai tingkat penguasaan kategori Kurang Baik dan 8 karyawan (18,2 %) mempunyai tingkat penguasaan Tidak Baik. Tingkat penguasaan karyawan atas penggunaan MS Excel adalah sebanyak 15 dari 44 karyawan(34,1%) mempunyai tingkat penguasaan MS Excel kategori Baik, 11 karyawan (25%) mempunyai tingkat penguasaan kategori Cukup, 4 karyawan (9,1%) mempunyai tingkat penguasaan kategori Kurang Baik dan 14 karyawan (31,8%) mempunyai tingkat penguasaan Tidak Baik. Tingkat penguasaan karyawan dalam manajemen file adalah sebanyak 30 dari 44 karyawan(68,2%) mempunyai tingkat penguasaan dalam manajemen file kategori Baik, 6 karyawan (13,6%) mempunyai tingkat penguasaan kategori Cukup, 1 karyawan (2,3 %) mempunyai tingkat penguasaan kategori Kurang Baik dan 7 karyawan (15,9 %) mempunyai tingkat penguasaan Tidak Baik.Tingkat penguasaan karyawan dalam penggunaan email adalah sebanyak 21 dari 44 karyawan (47,7%) mempunyai tingkat penguasaan dalam penggunaan email kategori Baik, 9 karyawan (20,5%) mempunyai tingkat penguasaan kategori Cukup, dan 14 karyawan (31,8 %) mempunyai tingkat penguasaan Tidak Baik. Kata kunci: pemanfaatan perangkat lunak pengolah dokumen, efisiensi pengelolaan data.

Topik Terkait

Sitasi